Politique de confidentialité — Ophyz
Dernière mise à jour : 22 octobre 2026
Cette politique décrit le traitement des données personnelles réalisé dans le cadre d'Ophyz, sur le web et dans l'application mobile, le service d'organisation destiné aux pharmacies d'officine (planning d'équipe, carnet de liaison, demandes RH, messagerie interne, actualités).
Ophyz est édité et publié par ORDOLIV SAS. Le nom de l'application est distinct de la raison sociale de son éditeur.
1. Responsable de traitement et rôles
ORDOLIV SAS, SIREN 993 856 376, Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris — contact@ordoliv.fr.
Le partage des rôles suit l'usage réel du service :
- La pharmacie abonnée est responsable de traitement pour les données de ses salariés qu'elle saisit et exploite dans Ophyz (planning, consignes, demandes RH). C'est elle qui décide des finalités et des moyens de ces traitements.
- ORDOLIV SAS agit comme sous-traitant (article 28 RGPD) pour ces données : nous les hébergeons et les mettons à disposition, nous ne les exploitons pas pour notre compte.
- ORDOLIV SAS est responsable de traitement pour ses propres traitements : compte du titulaire, facturation de l'abonnement, sécurité et journalisation techniques.
2. Données traitées, finalités et bases légales
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Identité du salarié : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, rôle dans l'officine, type de contrat, numéro RPPS le cas échéant | Créer et gérer les comptes de l'équipe, publier un planning nominatif | Intérêt légitime de l'officine à organiser son activité, et exécution du contrat de travail |
| Planning : créneaux, présences, versions successives | Publier et consulter le planning ; conserver la trace des versions publiées | Intérêt légitime de l'officine, et obligation de traçabilité en cas d'inspection |
| Demandes RH : congés, absences, échanges de créneaux, décisions associées | Instruire et tracer les demandes de l'équipe | Exécution du contrat de travail |
| Carnet de liaison et actualités : consignes, accusés de lecture, épingles | Transmettre une consigne et prouver qu'elle a été lue | Intérêt légitime de l'officine à la continuité et à la sécurité de l'exercice |
| Documents partagés de la Pharmathèque : fichiers PDF ou images, dossiers, catégories, mots-clés et texte extrait | Classer et partager les documents dans l'équipe de la pharmacie, puis permettre leur recherche par mots-clés et recherche sémantique (OCR et embeddings) | Intérêt légitime de l'officine à la continuité de son activité |
| Messages et vocaux : textes, enregistrements audio associés aux consignes, actualités, notes personnelles ou messages de l’équipe, horodatages et pointeurs de lecture | Communication d'équipe interne à l'officine | Intérêt légitime de l'officine |
| Compte du titulaire, adresse de facturation, abonnement et factures | Gérer l'abonnement Ophyz et émettre les factures | Exécution du contrat, et obligation légale de conservation comptable |
| Journaux techniques : identifiants de connexion, horodatages, adresses IP | Sécurité, détection d'incident, preuve d'accès | Intérêt légitime à la sécurité du service |
Ophyz n'est pas conçu pour recevoir des données de santé de patients. Les documents déposés par l'officine relèvent de sa propre responsabilité et ne doivent pas contenir de données de patients identifiables.
Les documents de la Pharmathèque sont cloisonnés et partagés uniquement avec l'équipe de la pharmacie concernée. Un membre autorisé peut les supprimer de la bibliothèque.
3. Durées de conservation
- Planning : chaque version publiée est conservée, sans effacement automatique, pour la traçabilité attendue en cas d'inspection.
- Carnet de liaison, actualités et accusés de lecture : 730 jours.
- Messagerie interne : les messages sont conservés dans le compte de l'officine ; l'index de recherche associé est purgé au bout de 365 jours.
- Messages vocaux : conservés avec le message ou la note auquel ils sont associés. La suppression de cet élément déclenche la purge des fichiers audio associés. Les dépôts non confirmés expirent après un jour.
- Fiche salarié : pendant la durée de la relation de travail, puis selon les obligations de conservation qui s'imposent à l'officine employeuse.
- Factures d'abonnement : 10 ans, conformément à l'obligation comptable (article L123-22 du Code de commerce).
- Journaux techniques : conservés puis purgés dans une fenêtre conforme à la recommandation de la CNIL en matière de journalisation (délibération n° 2021-122).
À la fin de l'abonnement, les données de l'officine sont supprimées ou restituées sur demande, sous réserve des durées légales ci-dessus.
4. Hébergement et sous-traitants
Les données sont hébergées chez Amazon Web Services dans la région Europe (Paris, eu-west-3), sur une infrastructure certifiée Hébergeur de Données de Santé (HDS). Seul l'index de recherche est hébergé dans la région Europe (Irlande, eu-west-1), également certifiée HDS.
Pour la Pharmathèque, AWS Textract réalise l'OCR des PDF et images dans la région Europe (Paris, eu-west-3). Amazon Bedrock, avec le modèle Titan Embeddings, produit les embeddings de recherche sémantique dans la région Europe (Irlande, eu-west-1), où se trouve également l'index de recherche.
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | Hébergement, base de données, authentification | Union européenne (Paris, Irlande) |
| Stripe | Paiement et facturation de l'abonnement | Union européenne (Irlande) |
| Twilio | Envoi des codes de vérification par SMS | Union européenne |
| Sentry | Détection d'erreurs techniques (métadonnées techniques uniquement) | Union européenne (Allemagne) |
Le registre à jour des sous-traitants, avec les garanties contractuelles associées, est communiqué sur demande à contact@ordoliv.fr.
5. Sécurité
- Chiffrement des données en transit (TLS) et au repos.
- Authentification par compte nominatif, avec code de vérification à usage unique.
- Cloisonnement strict par officine : une pharmacie n'accède qu'à ses propres données.
- Journalisation des accès et des actions sensibles.
6. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité prévus par le RGPD.
Pour demander la suppression de votre compte Ophyz et des données personnelles associées, ouvrez votre profil dans l’application, puis « Paramètres du compte » et « Supprimer mon compte », ou utilisez le parcours de suppression du compte sur le web. Ophyz traite la demande manuellement sous 30 jours. Un reçu indique la date limite ; une confirmation est adressée à l’e-mail associé au compte après traitement. Les données soumises à une obligation de conservation sont examinées séparément.
Si vous êtes salarié d'une officine abonnée, pour les données professionnelles dont votre employeur est responsable de traitement, adressez votre demande à votre employeur. Nous l'assistons pour y répondre. Vous pouvez également nous écrire à contact@ordoliv.fr et nous transmettrons.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, 75007 Paris — cnil.fr).
7. Cookies
Le service n'utilise que les cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (session d'authentification, préférences d'affichage). Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience tierce n'est déposé sans votre consentement.
8. Modifications
Toute modification substantielle de cette politique est portée à la connaissance des officines abonnées avant son entrée en vigueur.